Hoe gaat u als werkgever om met een klacht of een melding?

Omgaan met discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of pesten

Werkgever – hoe gaat u om met een klacht of melding over ongewenst gedrag?

Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt? 

 Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een melding die onder uw zorgplicht valt. Het liefst zou u direct maatregelen treffen, maar hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?

De klager en beklaagde hebben beide verwachtingen van u

De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager stelt gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest gaat het snel mis.

Uw voornaamste rol in deze situatie is “regelaar”

Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u er zonder oordeel te vellen wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden. 

Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?

1. Vertrouwenspersonen – organiseer dat zowel de klager en desgewenst de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
2. Haal partijen uit elkaar  – als doorwerken (elders) geen optie is, regel het op non-actief stellen van de beklaagde of beide partijen;
3. Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek over gaat of eigen rechter gaat spelen;
4. Een gesprek  –  als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde (eventueel in bijzijn van een vertrouwenspersoon of leidinggevende);
5. Een onafhankelijk onderzoek – als de klager wenst dat er een oordeel komt over het gedrag van de beklaagde, dan volgt een onderzoek bij een onafhankelijke klachtencommissie, wat u regelt;
6. Tref maatregelen – indien u een oordeel heeft van de commissie, dan kunt u waar nodig op grond van dat oordeel passende maatregelen treffen (bijvoorbeeld een waarschuwing, overplaatsing, demotie  dan wel in het bijzonder het geven van ontslag).

Voor meer informatie over wat ongewenst gedrag is, het voeren van beleid, inschakelen vertrouwenspersonen en voeren gesprekken, zie onze toolbox:

Advies & onderzoek door de klachtencommissie 

Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie? 

Advies over hoe u omgaat met een melding

Aan dit advies zijn geen kosten verbonden en u hoeft ook niet bij ons geregistreerd te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen onderzoek nodig is. 

Onderzoek van een klacht door de klachtencommissie 

Voor ieder onderzoek naar seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor dit onderzoek hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit onderzoek nader informeren. 

Voor advies en/of onderzoek kunt u contact opnemen

U kunt terecht bij mevrouw Ivanka van Netten van ons secretariaat:

Telefonisch   08877-08877  of per mail   secretariaat@kcog.nl 

Achtergrond & werkwijze van de klachtencommissie 

Is een onderzoek door een klachtencommissie verplicht?

Volgens het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid dienen klachten over ongewenst gedrag onderzocht te worden door een onafhankelijke en ter zake kundige klachtencommissie.

Deze verplichting vloeit volgens het Ministerie voort uit artikel 2.15 lid 1 van de Arbobesluit en is terug te vinden in de basisinspectiemodule over Ongewenst Omgangsvormen van de arbeidsinspectie. 

Waarom een externe klachtencommissie?

Bij klachten over ongewenst gedrag zijn de belangen groot. Indien de klacht gegrond is, dan kan dat vergaande gevolgen hebben voor de beklaagde. Wordt de klacht ongegrond bevonden, dan zal dat de klager ook niet onberoerd laten. Beide partijen, de klager en de beklaagde, willen daarom een zorgvuldige en eerlijke behandeling. Dit betekent dat er objectief naar de klacht wordt gekeken door personen die daarover een onafhankelijk oordeel kunnen vormen en geen belang hebben bij de uitkomst. Om dat te waarborgen wordt de klacht door de klachtencommissie onderzocht.

Vanuit ons kantoor hebben wij meerdere deskundigen die in de klachtencommissie zitting nemen. Onder normale omstandigheden zullen de heer mr. Ulli Hoogland en mevrouw mr. Tjitske Dijkstra in de commissie zitting nemen.

Op verzoek van een organisatie kan er ook een enkel lid vanuit de organisatie in de klachtencommissie zitting nemen. Dat betekent dat er naast de meerderheid aan externe leden in de commissie een “intern” lid in de commissie deelneemt. Voorwaarde is natuurlijk dat degene naast deskundig ook volledig onafhankelijk is en derhalve geen belang heeft bij de uitkomst. Een dergelijke samenstelling zal zich normaal alleen voordoen bij opdrachten voor grote organisaties.

Aanmelding bij de commissie

Indien u werknemers de ruimte wilt geven om rechtstreeks een klacht bij de commissie in te dienen, dan kan dat. Aan deze registratie zijn geen kosten verbonden. Na deze registratie kunt u direct naar ons verwijzen in uw interne regelingen. U kunt hierover contact opnemen met ons secretariaat. Deze registratie is niet verplicht, want de commissie onderzoekt ook klachten van werkgevers die (nog) niet aangesloten zijn.  

Hoe zit het met tijd & kosten

Onderzoeken met grote belangen vragen om een balans tussen een voortvarend en zorgvuldig onderzoek. De tijd wordt scherp in de gaten gehouden, juist omdat deze klachten de onderlinge verhouding onder druk zetten. Indien spoed is vereist en beide partijen dat wensen, dan kan een verkorte procedure voorgesteld worden.

De kosten van het onderzoek worden gedragen door de werkgever. Voor het werk van de commissie wordt een uurtarief gerekend van € 195,00 (ex btw). Bij een hoorzitting waarbij meerdere leden van de commissie aanwezig zijn en bij beraad door de commissie geldt ook dit uurtarief (dus niet de prijs per lid). De werkzaamheden worden gespecificeerd bijgehouden.

De commissie onderzoekt klachten in opdracht van werkgevers. Dat geldt voor werkgevers die zich vooraf bij ons aangesloten hebben en voor werkgevers die de commissie eenmalig inschakelen.

Mevrouw Ivanka van Netten van ons secretariaat kan u nader informeren over de verwachte tijd en kosten, afhankelijk van het onderzoek dat u nodig heeft. U bereikt haar met het nummer 08877-08855 of per mail: secretariaat@kcog.nl.

Werkwijze van het onderzoek

Bevestiging van de ontvangst van de klacht

Een klager meldt zijn klacht bij de werkgever van de beklaagde. De werkgever die het onderzoek door de klachtencommissie wil laten uitvoeren, neemt contact op met de klachtencommissie, waarna de commissie alle benodigde informatie zal verstrekken en opsturen (tel: 08877-08855). Vervolgens wordt de klacht en het opdrachtformulier door de werkgever naar de commissie verzonden. De commissie zal de klacht gaan onderzoeken. De klager en beklaagde worden geïnformeerd over de te volgen procedure.

Afzonderlijke hoorzittingen op locatie 

Na ontvangst van de gemotiveerde klacht wordt er een dag bepaald waarop de hoorzittingen plaatsvinden. Normaal gesproken zal de klager in de ochtend de gelegenheid krijgen om tekst en uitleg te geven (maximaal 2 uur) en in de middag kan de beklaagde op de klacht en de bevindingen reageren tijdens de eerste hoorzitting (maximaal 2 uur). De zitting is besloten, zodat de wederpartij of derden daarbij niet aanwezig zijn. Voor deze besloten zittingen wordt gewoonlijk een ruimte gereserveerd in de regio waar de klager het werk verricht. De klager en beklaagde kunnen zich laten vergezellen, er wel van uitgaande dat de toelichting persoonlijk door de klager of beklaagde wordt gegeven.

Tijdens de zitting worden aantekeningen gemaakt, die worden verwerkt in een verslag. Op verzoek van degene die gehoord wordt kan de hoorzitting opgenomen worden, waarvan degene dan ook een kopie ontvangt. Deze geluidsopname dient alleen om het verslag af te ronden en wordt niet aan de wederpartij verstrekt.

De klager/beklaagde ontvangt eerst zelf het verslag van de eigen hoorzitting, zodat hij daarop kan reageren en verbeteringen kan voorstellen voor het verslag, opdat het verslag een betere weergave wordt van wat er is besproken. Indien een werknemer op uitlatingen die tijdens de hoorzitting zijn gedaan aanvullingen heeft, dan worden deze aanvullingen als opmerkingen in het definitieve verslag opgenomen. Het verslag is een weergave van de zitting door de commissie. Dit betekent ook dat na een éénmalige kans tot verbetering en aanvulling het verslag door de commissie kan worden doorgestuurd aan de wederpartij.

Schriftelijk antwoorden op de verslagen 

De commissie stuurt het verslag van de hoorzitting naar de wederpartij, zodat deze de gelegenheid krijgt om daar schriftelijk op te antwoorden. Het antwoord op wat er door de wederpartij tijdens de zitting naar voren is gebracht, vormt een belangrijk moment om verweer te voeren. Dit is veelal ook de gelegenheid om de eigen weergave te ondersteunen met bewijsstukken of om andere vormen van bewijs aan te dragen.

De commissie zal aan de hand van de hoorzittingen en de antwoorden over en weer bepalen of een nader onderzoek vereist is. Dat onderzoek kan bijvoorbeeld zien op het horen van getuigen of het opvragen of (laten) onderzoeken van bepaalde gegevens. Van de bevindingen uit dit nadere onderzoek wordt een verslag gemaakt.

De laatste ronde om gehoord te worden

Beide partijen worden tot slot in de gelegenheid gesteld om hun laatste toelichting te geven. Dit is dan een reactie op datgene wat door de wederpartij naar voren is gebracht. Hierin kan ook ingegaan worden op de bevindingen uit het nadere onderzoek (het horen van getuigen) als de commissie daartoe in fase 3  is overgegaan. Een partij kan uitsluitend ingaan op wat er reeds is aangevoerd. Het is dus niet de bedoeling om in deze afrondende fase nieuwe verwijten of verweren aan te voeren. 

Uitbrengen van de bevindingen

De commissie zal na het bestuderen van de standpunten een onderzoeksrapport opstellen. In dit rapport worden de gevolgde procedure, de feiten en de standpunten behandeld, naast het uitwerken van het oordeel over de vraag of de klacht voldoende aannemelijk is geworden (gegrond is). Als de werkgever dat wenst, kan in dat rapport een advies gegeven worden over passende maatregelen voor de specifieke situatie en/of in het algemeen.

Het  rapport wordt gelijktijdig naar de klager, de beklaagde en de werkgever verzonden. Uiteindelijk bepaalt de werkgever welke rechtsgevolgen er aan de bevindingen uit het rapport worden gekoppeld.

klachtencommissie
ongewenst gedrag

Heeft u vragen, wilt u advies of een onderzoek neem dan gerust even contact met ons op. 

We kunnen u ook terugbellen als u een vraag heeft